Gardez les registres de la ferme pour les impôts



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Nous, agriculteurs amateurs, sommes de grands rêveurs. Beaucoup d'entre nous rêvent de posséder notre propre ferme, d'agrandir notre exploitation existante ou de gagner de l'argent en faisant ce que nous aimons: l'agriculture. Une tenue de registres précise, cependant, est le pont qui relie les rêves et le profit.

La tenue de registres précis facilite le processus de fourniture de preuves de revenus et de dépenses à l'IRS et au département des revenus de votre État, mais cela crée également un outil de prise de décision précieux lorsqu'il s'agit de surveiller le bétail, la production agricole et l'inventaire des équipements. Le sous-produit de registres précis est la production de déclarations de revenus sans heurts et la santé fiscale de la ferme.


Embaucher un conseiller financier

Selon Kent Wolfe, PhD, directeur du Center of Agribusiness and Economic Development de l'Université de Géorgie, les dates et les montants en dollars sont les éléments les plus importants à suivre tout au long de l'année en prévision de la période des impôts.

«Enregistrez toujours la date du revenu ou de la dépense agricole en espèces, car vous devrez peut-être vous y référer plus tard», dit Wolfe. "Incluez ce que vous avez acheté ou vendu, la quantité de ce que vous avez acheté et vendu et le montant total en dollars."

Barry Kennedy, expert-comptable agréé et vice-président de CK Business Solutions à Albertville, Ala., A fourni des services de comptabilité, de fiscalité et de conseil dans le sud-est depuis plus de 40 ans et affirme que le plus grand défi auquel un contribuable propriétaire d'une ferme est confronté est de documentation des dépenses.

«Fait intéressant, il y a encore de nombreux agriculteurs qui préfèrent traiter en espèces, et pour une raison quelconque, lorsque nous payons en espèces, les factures et les reçus ont tendance à disparaître», dit Kennedy. «Lorsqu'il s'agit de justifier une déduction fiscale, le contribuable doit, au minimum, conserver les factures ou les reçus de caisse, qui identifient spécifiquement chacun des articles achetés, ainsi que le mode de paiement par le contribuable.»

Kennedy dit que de nombreux conseils utiles pour la tenue des registres agricoles au cours de l'année peuvent être trouvés sur le site Web de l'IRS dans la publication 225, Farmer’s Tax Guide. Cette publication décrit les registres à conserver au cours de l'année et facilite grandement la comptabilité de fin d'année.

La plupart des questions portent sur le thème des déductions. «D'un point de vue général, un contribuable devrait considérer une dépense agricole raisonnable comme une dépense à la fois ordinaire et nécessaire», dit Kennedy. "Une dépense ordinaire est une dépense courante et acceptée dans votre secteur, et une dépense nécessaire est une dépense utile et appropriée pour votre métier ou votre entreprise."

Kennedy insiste sur l'importance de choisir un comptable de bonne réputation lorsqu'il s'agit de traiter les questions liées à votre compte agricole.

«Le professionnel a-t-il une expérience dans votre produit particulier, tel que le bétail, la volaille ou les fruits et légumes, et combien d'années d'expérience le professionnel a-t-il dans votre domaine des produits agricoles? Vous pouvez également vous renseigner auprès du conseil comptable de votre État pour déterminer si la licence du CPA est valide et en règle. "

Les comptables, comme Kennedy, peuvent être le meilleur ami financier d’un agriculteur pour plus que la simple comptabilité agricole au moment des impôts. «Un comptable réputé peut aider l'agriculteur à décider d'acheter ou de louer des terres [et] de l'aider à planifier ses impôts, ses successions et ses dons; modélisation des flux de trésorerie; évaluations des options de financement; et l'analyse de la rentabilité des produits », déclare Kennedy. "De plus, nous pouvons vous aider à préparer votre business plan et décider de l'incorporation ou non."

Créer un compte professionnel

Pour éviter toute confusion dans la tenue de registres sur les finances personnelles, Kennedy recommande de créer un compte distinct pour la ferme.

«Je suis un grand partisan de la séparation des activités de toute entreprise commerciale des dépenses personnelles courantes d’un contribuable en ouvrant un compte d’entreprise distinct», déclare Kennedy. «Ceci, associé à un logiciel de comptabilité complémentaire, sert au contribuable un autre moyen d'accumuler correctement les revenus et les dépenses associés à l'exploitation agricole.»

Le besoin d'accumuler et de suivre chaque transaction de revenus ou de dépenses pour une ferme d'agrément pure peut ne pas être aussi critique pour le contribuable, ajoute Kennedy.

Damona Doye, PhD, économiste de vulgarisation, professeur de régents et professeur émérite Sarkeys à l'Oklahoma State University, encourage également les producteurs à avoir un compte courant séparé pour l'entreprise agricole.

«Cela permet une certaine séparation des dépenses agricoles et familiales, ce qui permet de repérer plus rapidement et plus facilement les dépenses qui deviennent incontrôlables dans l'un ou l'autre des comptes», explique Doye. «Si vous utilisez un logiciel, comme Quicken, vous avez la possibilité de résumer séparément les dépenses agricoles et familiales, même si elles sont dans un seul compte courant, car vous devez simplement utiliser des balises en plus des catégories de revenus et de dépenses pour les étiqueter. de manière appropriée, puis créez et consultez régulièrement des rapports. »

Doye ajoute que son département enseigne aux gens comment utiliser Quicken pour les dossiers financiers agricoles depuis 1993.

«Vous pouvez acheter Quicken, importer la liste des catégories de fermes, saisir vos transactions chaque semaine et consulter des rapports, tels que le revenu, les dépenses ou les impôts, au besoin», dit-elle.

Kennedy dit que son entreprise compte parmi son personnel des conseillers Quickbooks Pro, mais plusieurs logiciels de qualité sont disponibles pour les producteurs agricoles.

«Un logiciel correctement utilisé accumule et suit les revenus et les dépenses et peut fournir au propriétaire de l'entreprise des données pour prendre des décisions commerciales opportunes et éclairées», déclare Kennedy. "Vous pouvez gérer ce que vous pouvez mesurer, et le logiciel aide le propriétaire de l'entreprise avec ces informations financières."

Selon Doye, les registres financiers sont tout aussi importants pour la gestion que pour le dépôt des impôts.

«En triant et en résumant les dépenses de différentes manières, les producteurs peuvent comprendre quelles entreprises sont génératrices de revenus et lesquelles perdent de l'argent», dit-elle. «Par exemple, ils peuvent voir si la production de foin est rentable ou s'ils feraient mieux de l'acheter.»

Wolfe dit que quiconque s'aventure dans n'importe quel domaine de l'agriculture doit enregistrer ses efforts de marketing et évaluer l'efficacité et le retour sur investissement.

«Assurez-vous d'enregistrer tous vos coûts associés à la vente, le temps de conduite, le kilométrage, l'emballage, les frais d'inscription si vous vendez à des salons professionnels et les frais de déplacement associés», dit-il. "Enregistrez également vos coûts promotionnels, car vous voulez une bonne gestion du coût total par unité afin de pouvoir établir des prix en conséquence et réaliser des bénéfices."

Wolfe recommande d'utiliser un logiciel informatique pour faciliter le marketing.

«QuickBooks, par exemple, a la capacité d'automatiser votre chéquier et facilite considérablement l'effort pour le maintenir équilibré, et vous pouvez créer des factures et gérer vos comptes clients», dit-il. «Outre le suivi de toutes vos factures et une meilleure gestion de votre trésorerie, les autres points forts de ce programme incluent une fonction de paiement de la taxe de vente, des rapports financiers complets et un suivi des ventes par produit.»

Déterminez Hobby Vs. Affaires

Vous examinez peut-être votre investissement agricole et essayez de déterminer si votre entité est considérée comme un passe-temps ou une entreprise à des fins fiscales. Selon Kennedy, l'IRS a créé des outils pour aider le contribuable à prendre cette décision, mais l'une des communications les plus simples se trouve dans leur document «Business or Hobby? La réponse a des implications pour les déductions. »

«Cet article publié par l'IRS traite non seulement des critères de base pour déterminer si une activité est une entreprise ou un passe-temps, mais met également en évidence certaines des différences dans les traitements fiscaux entre une entreprise et un passe-temps», explique Kennedy. «Si le contribuable ne sait pas si son activité doit être traitée comme une entreprise ou un passe-temps, il doit consulter son fiscaliste pour l'aider à déterminer le traitement fiscal correct de l'activité.»

Évitez les erreurs courantes

Nous avons tous eu ces moments où nous avons égaré des registres agricoles clés qui nous auraient aidés à prendre de meilleures décisions ou auraient pu nous donner une déduction fiscale plus élevée, mais Doye dit que l'une des erreurs les plus courantes est la tenue de registres incohérente.

«Lorsque vous ne catégorisez pas une dépense ou que vous ne révisez pas les plans d'amortissement, cela peut vous coûter de l'argent», dit-elle. "Le simple fait de ne pas tenir régulièrement des registres ou de ranger les reçus dans une boîte à chaussures ou de reporter la tenue de registres à la fin de l'année signifie que vous ne disposez pas régulièrement d'informations pour prendre de bonnes décisions financières."

Kennedy dit qu'en plus de recevoir un avis d'audit de l'IRS, les agriculteurs peuvent subir d'autres conséquences pour des erreurs de tenue de registres.

«La banque peut exiger des informations financières périodiques pour évaluer la capacité continue de la ferme à rembourser sa dette», dit-il. "L'incapacité de fournir ces informations en temps opportun peut amener la banque à rembourser la dette."

Selon Doye, l'argent dépensé en carburant et en petites réparations est souvent négligé en tant que déduction en raison de la perte de reçus. «Le coût de la participation à un programme éducatif mené par un groupe d'éleveurs ou un service de vulgarisation est un exemple de dépense déductible», dit-elle. «De plus, le coût des magazines professionnels et des revues spécialisées utilisés dans l'entreprise est également souvent négligé.»

Tenir des registres précis tout au long de l'année est ce qui fait le succès d'une ferme. Il est normal de rêver en grand, mais le profit grâce à une bonne tenue de registres est ce qui permet à la ferme de fonctionner correctement.

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